• Trang chủ
  • Hỏi đáp
  • Ma trận quản lý thời gian và 4 cấp độ điển hình của ma trận
6 lượt xem

Ma trận quản lý thời gian và 4 cấp độ điển hình của ma trận

Ma trận quản lý thời gian là gì

Ma trận quản lý thời gian là một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên mà còn loại bỏ những công việc không cần thiết và giảm thiểu nguyên nhân gây ra căng thẳng. Trong bài viết này, thuthuatoffice sẽ giới thiệu đến độc giả về Ma trận quản lý thời gian Eisenhower và cách sử dụng nó một cách hiệu quả.

Ma trận quản lý thời gian

Bạn đang xem: Ma trận quản lý thời gian là gì

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian eisenhower được đặt theo tên người tạo ra nó, dwight dwight, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Eisenhower. Đó là một phương pháp quản lý thời gian giúp tăng năng suất và loại bỏ những công việc không cần thiết gây lãng phí thời gian.

Một trong những câu nói nổi tiếng của ông là “Hầu hết những việc khẩn cấp đều không quan trọng và những việc quan trọng nhất không khẩn cấp.”. Dịch thành “Những việc khẩn cấp nhất không quan trọng và những việc quan trọng nhất không khẩn cấp”.

Khi bạn thực sự bận rộn và bận rộn với công việc, bạn sẽ dễ dàng đánh mất sự khác biệt giữa quan trọng và khẩn cấp. Hai từ dường như có thể thay thế cho nhau, nhưng có một sự khác biệt lớn giữa chúng tạo thành mấu chốt của ma trận quản lý thời gian Eisenhower.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận này về cơ bản là một cách để tìm ra những gì bạn nên làm và đưa ra cam kết có ý thức hơn, điều mà Eisenhower được biết là làm tốt.

Bản chất của chúng tôi là ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp. Bộ não phản ứng của chúng ta hoạt động khi chúng ta biết thời hạn sắp đến. Chúng ta dồn hết sức lực để hoàn thành một việc gì đó vì việc đó rất khẩn cấp, và sau khi hoàn thành, não bộ của chúng ta sẽ nhận được một lượng dopamine ngắn do cố gắng làm cho chúng trở nên hưng phấn. Nhưng khi nó qua đi, chúng tôi nhận ra rằng chúng tôi đã dành cả ngày để làm một điều gì đó không thực sự quan trọng.

Nhà giáo dục và doanh nhân người Mỹ Stephen Covey biết rõ “cơn nghiện khẩn cấp” này đến nỗi để giúp xác định điều gì thực sự quan trọng và điều gì khẩn cấp, ông đã tạo ra Ma trận quản lý thời gian của tôi.

Phân cấp của Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Trong Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, các nhiệm vụ quan trọng được hiểu là những việc đòi hỏi phải lập kế hoạch, dù là tập thể hay cá nhân và là những công việc giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Nếu bạn không hành động ngay lập tức, hậu quả sẽ rất khẩn cấp, đòi hỏi bạn phải dành thời gian tập trung vào việc tiêu cực và vội vàng.

Do đó, các cấp của Ma trận quản lý thời gian Eisenhower dựa trên hai yếu tố, tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp, theo thứ tự sau:

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

  • Quan trọng và khẩn cấp (những công việc cần thực hiện ngay lập tức).
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch cho sau này).
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nên giao nhiệm vụ cho người khác).
  • Không khẩn cấp cũng không quan trọng (công việc cần được hủy bỏ).

Cách sử dụng ma trận quản lý thời gian

Xem thêm: CHƯƠNG 4 SV – bmv – CHƯƠNG 4. CÁC ĐẾ QUỐC HỒI GIÁO Câu 1. Đế quốc Ottoman cai trị vùng đất nào trên – StuDocu

Sau khi tìm hiểu về 4 cấp độ của ma trận quản lý thời gian eisenhower, giờ thuthuatoffice sẽ hướng dẫn bạn cách áp dụng ma trận. Đầu tiên, hãy lập danh sách những công việc bạn phải hoàn thành, kể cả những công việc không quan trọng nhưng chiếm nhiều thời gian của bạn. Sau đó, sắp xếp chúng theo 4 cấp độ:

  • Khẩn cấp và quan trọng
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng
  • Không khẩn cấp cũng không quan trọng
  • Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

    Sử dụng Ma trận Eisenhower, bạn có thể tự tin áp dụng nó vào việc lập kế hoạch lớn (lập kế hoạch tuần) cũng như lập kế hoạch trong ngày.

    Cấp độ 1 (p1): Quan trọng, Khẩn cấp

    Ở cấp độ này, các nhiệm vụ đầu tiên phải hoàn thành bao gồm:

    • Các sự kiện không lường trước được: ốm đau, các cuộc điện thoại quan trọng, các cuộc họp khẩn cấp …
    • Dự đoán: các cuộc họp đã lên kế hoạch trước, các cuộc họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới, v.v.

      Loại 1, Loại 2 Những điều chúng ta thường không thể tránh được. Đặc biệt là hạng 3, chúng ta có thể giảm bớt căng thẳng bằng cách chuyển chúng sang hạng 2. Tuy nhiên, lời khuyên của tôi là hãy phá bỏ thói quen này để giảm bớt căng thẳng.

      Cấp độ 2 (p2): Quan trọng, không khẩn cấp

      Ở cấp độ này, bạn nên dành nhiều thời gian để sắp xếp chúng hợp lý để hoàn thành công việc. Những điều này thường không khẩn cấp, nhưng sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm và đạt được kết quả như mong muốn.

      Nếu bạn đang làm việc trên p2 và công việc p1 xuất hiện, hãy hoàn thành công việc p1 trước. Hãy giải p1 trước rồi đến p2.

      Mức 3 (p3): Không quan trọng, Khẩn cấp

      Đột nhiên, một ngày nào đó, công việc xuất hiện, nhưng chúng không quan trọng và nó khiến bạn mất kiểm soát. Bạn phải tìm ra giải pháp cho những vấn đề này càng sớm càng tốt. Nếu bạn không thể hoàn thành chúng, hãy học cách nói không và kết thúc chúng một cách lịch sự.

      Mức 4 (p4): Không quan trọng, không khẩn cấp

      Đối với những việc không quan trọng và không khẩn cấp, bạn không nên dành thời gian cho chúng hoặc dành ít hơn 5% thời gian của mình. Vì chúng làm tiêu tốn thời gian của bạn và gây trở ngại cho những công việc khác cần thực hiện mà không mang lại lợi ích gì.

      Bạn nên tự hỏi mình những câu hỏi như: Điều này sẽ giúp tôi chứ? Chơi game có thể giúp tôi học tốt hơn không? Hay tôi phải xem phim này?

      Bạn có thể tham khảo cách phân bổ thời gian theo 4 cấp độ trong Ma trận quản lý thời gian Eisenhower như sau:

      • p1: ~ 15% – 20%
      • p2: ~ 60% – 65%
      • p3: ~ 10% – 15%
      • p4: & lt; 5%

      Ma trận quản lý thời gian của sinh viên

      Mỗi chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày để sống, làm việc và học hỏi. Nhưng sử dụng thời gian như thế nào cho hợp lý và hiệu quả thì tùy thuộc vào sự lựa chọn của mỗi người.

      Ma trận quản lý thời gian cho sinh viên

      Xem thêm: [Hỏi – Đáp] Các loại từ đứng trước danh từ là gì?

      Vì vậy, đối với những bạn đang còn đi học, hãy cố gắng quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả bằng cách áp dụng ma trận quản lý thời gian. Thutuhuatoffice sẽ chia sẻ với các bạn một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho sinh viên dựa trên Ma trận quản lý thời gian Eisenhower.

      Xác định những gì nên làm và những gì không nên làm

      Đối với những vấn đề quan trọng và khẩn cấp như: thời hạn quan trọng cần thời gian, vấn đề cần giải quyết gấp, v.v.

      Những việc quan trọng, không khẩn cấp như: thời hạn quan trọng không mất thời gian, học kỹ năng mới, tập thể dục, v.v. Sau khi ưu tiên những việc quan trọng và khẩn cấp, bạn sẽ chuyển sang chúng. Quản lý những công việc này để phù hợp với khung thời gian của bạn.

      Những việc khẩn cấp không quan trọng: thời hạn không quan trọng gần kề với thời gian, email hoặc cuộc gọi điện thoại, … những thứ mà bạn có thể nhanh chóng giải quyết hoặc học cách từ chối.

      Hoặc những việc không quan trọng, gấp gáp như: giải trí, lướt Internet, xem phim,… bạn cần xóa chúng đi để tập trung cho những công việc trên.

      Danh sách việc cần làm

      Bước tiếp theo trong ma trận quản lý thời gian là phát triển thói quen dành một khoảng thời gian ngắn để suy nghĩ về những việc cần phải làm và những việc cần làm vào ngày mai trước khi đi ngủ mỗi tối, lập danh sách việc cần làm cho ngày mai .

      Thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát công việc nào cần làm và công việc nào không cần động đến. Từ đó, bạn sẽ có cái nhìn trực quan hơn để sắp xếp thời gian và hiểu được tổng thể công việc mình đang làm.

      Học cách nói không

      Đối với nhiều người, trong khi còn nhiều việc chưa hoàn thành, họ sẽ nhận thêm việc về mình. Lý do có thể là sợ mất tự tin hoặc không nhìn thấy khả năng và điều kiện của bản thân.

      Tuy nhiên, bạn phải học cách nói không, ưu tiên công việc chưa hoàn thành và quản lý tốt thời gian của mình.

      Biết thời gian của bạn

      Giả sử bạn 18 tuổi và sống đến 90 tuổi, thời gian dường như rất nhiều. Tuy nhiên, khi bạn nhìn vào biểu đồ dưới đây, bạn sẽ không thấy thời gian.

      Ma trận quản lý thời gian cho sinh viên

      Vì vậy, hãy cố gắng áp dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả để tận dụng tối đa thời gian còn lại của bạn theo cách hữu ích nhất có thể.

      Bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết khác:

      • 5s là gì? Bí quyết để có phong cách làm việc hiệu quả ở Nhật Bản 5 Ví dụ về Văn hóa Doanh nghiệp

      Trên đây là bảng ma trận quản lý thời gian mà thuthuatoffice muốn chia sẻ đến các bạn và các thông tin về cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Hy vọng những thông tin trên trong bài viết này hữu ích với bạn. Hãy like, share và ghé thăm thuthuatoffice thường xuyên để có thể tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích nhé.

      Xem thêm: I love you 3000 là gì và những ý nghĩa I love you 3000?

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.